Criterios para Rectificación de Actas Civiles o Cambio de Nombre

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Por Abg. Adriana Fernández

Microjuris de Venezuela

Tomándose en cuenta que:

• De acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de Registro Civil (en lo sucesivo LORC), publicada en G.O. n.º 39.264 del 15/09/2009 (vigente desde el día 15/03/2010), es competencia del Consejo Nacional Electoral (CNE), todo lo relacionado al funcionamiento y organización del Sistema Nacional de Registro Civil, en el cual se lleva el registro, control y archivo de todos los registros civiles (actas de nacimiento, matrimonio, unión estable de hecho, defunción);
• Conforme al artículo 145 de la LORC, las rectificaciones de las actas de Registro Civil procederán, en sede administrativa, cuando haya omisiones de datos o errores que no afecten el fondo de las mismas¹;
• Al revisar los distintos actos administrativos emitidos por las Oficinas y Unidades de Registro Civil, se confirma la necesidad de fijar directrices que permitan a los funcionarios registrales mantener uniformidad en las decisiones que toman sobre los procedimientos referidos a las solicitudes de cambio de nombre, de acuerdo a lo previsto en el artículo 146, parte in fine de la LORC;

El CNE a través de la Resolución nº. 130320-0113, emitida en G.O. nº. 40.178 del 30 de mayo de 2013, resolvió dictar el Instructivo Relativo a los Criterios Únicos de Rectificación de Actas o Cambio de Nombres en Sede Administrativa, que deberán ser aplicados por los registradores civiles de las oficinas municipales.

En tal sentido, esta Resolución nos indica que la decisión que resuelva la solicitud de rectificación de acta o el cambio de nombre, deberá ser notificada al interesado mediante la dirección de correo electrónico suministrada por éste, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de la decisión (Art. 123 del Reglamento nº. 1 de la Ley Orgánica de Registro Civil, G.O. nº. 40.093 del 18/01/2013), y contener la siguiente información:

1. Descripción de los hechos, razones y solicitudes del solicitante.
2. Indicación de la competencia para conocer de la solicitud, y expresa mención del artículo 148 de la LORC, o en su caso, motivación suficiente para declarar la incompetencia.
3. Descripción y valoración de los medios probatorios proporcionados.
4. Decisión que declare la procedencia o no de la solicitud.
5. Indicación de los recursos que podrá interponerse contra la decisión y el lapso para ser ejercido.

Así mismo, se señala que la providencia administrativa que resuelva sobre la rectificación o el cambio de nombre, deberá indicar los siguientes datos: Nombre de la Oficina Municipal de Registro Civil que la emite; número de providencia, lugar y fecha de emisión; identificación del Registrador Civil (indicándose los datos del texto legal que lo faculta); firma del funcionario y sello de la Oficina Municipal.

Por otro lado, tenemos que entre las causales por las cuales tendrá lugar la RECTIFICACIÓN DE ACTAS, esta normativa dispone que la misma procederá cuando se solicite:

1. Modificar el orden, suprimir o incorporar letras en el nombre y apellido, o por omisión de apellido, siendo necesario presentar ante el Registrador Civil el certificado médico de nacimiento, copia certificada del acta de nacimiento y cualquier otro documento que demuestre el error.

La solicitud no procederá si la misma consiste en un cambio que altere el pronunciamiento del nombre; modifique su escritura; se solicite la traducción al castellano del nombre que aparece asentado; o la supresión de uno de los nombres.

2. Modificar algunos números de la cédula de identidad de las personas que figuran en el acta, para lo que se deberá consignar original y copia de la cédula de identidad. También procederá si se demuestra que al realizarse la inscripción, el funcionario omitió colocar el número de cédula.

No procederá la rectificación del acta cuando se evidencie que la persona no tenía cédula de identidad al momento de realizarse la inscripción. El Registrador Civil deberá estampar una nota marginal conforme a lo establecido en los artículos 153 de la LORC y 103 del Reglamento nº. 1 arriba indicado.

3. Cambio de la nacionalidad, siempre que el acta indique que la persona es venezolana y se demuestre que era nacional de otro país para el momento de la inscripción.
4. Cuando el acta presente datos distintos a los contenidos en el certificado médico respectivo; o por omisión del día o mes en que ocurrió el hecho. No procediendo la rectificación en sede administrativa, por cambio de fecha de nacimiento o defunción, ni cuando se trate de un nacimiento por parto extrahospitalario.
5. Modificación del lugar de residencia de las partes que figuran en el acta, el lugar de nacimiento de los cónyuges en el acta de matrimonio o el lugar de nacimiento del fallecido en el acta de defunción, siempre que se aporten medios probatorios que demuestren suficientemente el lugar exacto (La rectificación del lugar donde ocurrió el acto jurídico de que se trate, no será procedente en sede administrativa, si se trata de un error que afecte el fondo del acta).
6. Cuando se haya omitido el registro de datos relativos al lugar en que ocurrió el nacimiento o defunción, tales como: estado, municipio, parroquia, centro de salud o dirección del lugar. No se considera omisión del lugar, la expresión “ocurrido en este domicilio”.
7. Cuando en el acta de defunción se hubieren omitido los datos del cónyuge, concubino, o del hijo reconocido por la persona fallecida; debiendo presentarse certificación del acta de matrimonio, unión estable de hecho o nacimiento, según sea el caso.
8. La rectificación del acta por omisión de firma del declarante, partes, testigos o del funcionario que debió suscribir el acta

De igual manera, se dispone que la modificación derivada de un procedimiento de rectificación, se ejecutará colocando una nota marginal en el acta rectificada, la cual deberá indicar el número y fecha de la providencia administrativa que resuelve la rectificación, datos del funcionario que emite la decisión; indicación de la modificación que se realiza en el acta; fecha y firma del Registrador Civil que estampa la nota marginal y sello de la Oficina o Unidad.

Por su parte, la Oficina Municipal de Registro Civil que declare procedente la solicitud de rectificación de un acta, deberá remitir, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al pronunciamiento, copia certificada de la decisión y de la copia del acta que contenga la nota marginal al Registro Principal correspondiente, a fin de estampar la nota respectiva en el acta contenida en el duplicado del libro, hasta tanto se realice la transferencia de los libros a las Oficinas Regionales Electorales.

Ahora bien, con relación a las solicitudes por CAMBIO DE NOMBRE, este instructivo contempla que las mismas sólo procederán en los supuestos previstos en el artículo 146 de la LORC, reuniendo la información establecida en el artículo 147 de la Ley ejusdem, los cuales nos expresan:

“Artículo 146. Cambio de nombre propio.

Toda persona podrá cambiar su nombre propio, por una sola vez, ante el registrador o la registradora civil cuando éste sea infamante, la someta al escarnio público, atente contra su integridad moral, honor y reputación, o no se corresponda con su género, afectando así el libre desenvolvimiento de su personalidad.

Si se tratare de niño o niña, el cambio se efectuará mediante solicitud del padre, madre o representante; si es adolescente mayor de catorce años podrá solicitar personalmente el cambio de nombre propio; una vez alcanzada la mayoría de edad podrá volver a solicitar el cambio de nombre por una sola vez.

En los casos de colocación familiar de niños, niñas y adolescentes, no se permitirá el cambio de nombre propio sin autorización judicial previa.

El registrador y la registradora civil procederán a la tramitación del cambio de nombre propio, mediante el procedimiento de rectificación en sede administrativa.”

“Artículo 147. Contenido de la solicitud.

La solicitud de rectificación en sede administrativa debe contener:

1. Identificación completa del o de la solicitante o, en su defecto, de la persona que actué como su representante legal.

2. Identificación del acta cuya rectificación se solicita.

3. Motivos en que se fundamenta la solicitud.

4. Identificación y presentación de los medios probatorios, si fuere el caso.

5. Dirección del lugar donde se harán las notificaciones al o la solicitante.

6. Firma del solicitante o de su representante legal.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos antes señalados producirá la inadmisibilidad de la solicitud.”

Para finalizar, señalamos que la vigencia de este instructivo, comenzó a transcurrir desde la fecha de su publicación en Gaceta Oficial, quedando establecido lo siguiente:

1. Las situaciones no previstas en el mismo, así como las dudas que puedan surgir respecto a su aplicación e interpretación, serán resueltas por el CNE.
2. Los Registradores Civiles que no den cumplimiento a sus disposiciones, serán sancionados conforme a lo previsto en el Título V de la LORC, cuyas multas, según la gravedad de la falta, oscilarán entre cinco (5) a doscientas (200) Unidades Tributarias (U.T), pudiendo además ser removidos de su cargo.

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¹ En caso que la Oficina Municipal de Registro Civil, observe que tras acordarse la rectificación de un acta, tenga lugar alguna modificación del contenido (fondo) del acta, no podrá valorar las pruebas presentadas, y mediante providencia administrativa, declarará su incompetencia para conocer del asunto.